Tato směrnice může být celá součástí odpovědnostního řádu; některé z dále uvedených bodů jsou v návrhu odpovědnostního řádu již uvedeny. Pokud by tato směrnice byla vydávána, je třeba duplicity odstranit, ty jsou v textu označeny kursivou.
Mezi základní povinnosti účetních pracovníků patří vyhotovování účetních dokladů, jejich zápis do účetních knih, kontrola zůstatků rozvahových účtů a jejich udržování ve stavu odpovídajícím skutečnosti. Přitom musí též dbát na to, aby svou činností neohrozili majetek …(účetní jednotky)…, případně nezpůsobili zvýšení jejích závazků. Mezi další povinnosti patří sestavení účetní závěrky a spolupráce při vypracování výroční zprávy.
Z těchto základních úkolů vyplývají pro účetní pracovníky především tyto povinnosti:
- Před vystavením dokladu vždy prověřit, zda je účetní případ schválen pracovníkem určeným odpovědnostní tabulkou.
- Nesvěřovat nikomu osobní heslo, pod kterým vstupuje do účetnictví, přičemž za toto heslo nesmí použít jména či přezdívky vlastní či známých osob nebo domácích zvířat.
- Vystavit účetní doklady, případně sdružené účetní doklady na všechny účetní případy. Pokud nebyl podklad sloužící pro vystavení účetního dokladu podepsán odpovědným pracovníkem za účetní případ, zajistit dodatečně jeho podpis. Jestliže doklad nepodepsal pracovník odpovědný za jeho zaúčtování technickým podpisem, podepsat vlastnoručním podpisem.
- Vystavovat účetní doklad tak, aby byl zřejmý jeho obsah, tj. v textu stručně popsat účetní případ.
- Zápis do účetních knih provádět tak, aby bylo možno zjistit jeho obsah, tj. tak, aby bylo zřejmé, který účetní doklad je zapsán.
- Vystavovat účetní doklady bez zbytečného odkladu po obdržení podkladů a dbát na opatření účetního dokladu všemi jeho součástmi předepsanými v § 11 zákona o účetnictví, Na dokladu dále uvádět i měsíc, do kterého byl doklad zapsán. [U dokladů, u kterých je potřebné zjistit jejich hodnotu přepočtem z cizích měn, uvádět i jednoznačné určení kursu, který byl pro přepočet použit.]
- Zapisovat vystavované účetní doklady průběžně do účetních knih.
- V případě neúplných informací a tím vznikající možnosti nesprávného účtování vyžádat [písemné] stanovisko odpovědného pracovníka.
- Každý vystavený doklad musí být podepsán pracovníkem odpovědným za zaúčtování.
- Pravidelně v průběhu roku [měsíčně, čtvrtletně] provádět kontrolu zůstatků jednotlivých rozvahových účtů, které mu byly svěřeny k ošetřování, a to i z hlediska oprávněnosti položek v nich obsažených.
- Dbát na účtování nákladů a výnosů do období jejich vzniku.
- Zabezpečit aby u opravných dokladů bylo možno zjistit jak u opravného, tak i u opravovaného dokladu čísla opravovaného, tak i opravného dokladu; u dovozních i vývozních faktur uvádět informaci, jejíž pomocí bude možno snadno vyhledat příslušné JCD a podobně u JCD číslo faktury [dbát o to, aby k fakturám bylo přikládáno příslušné JCD]; u dokladů na prodej zásob a majetku uvádět označení vystavené faktury a na faktuře uvádět číslo dokladu, kterým byl majetek zúčtován do nákladů, …(a další)…
Při zpracování pravidelně se opakujících účetních případů bude postupováno takto:
- zjištění nákladů na nedokončenou výrobu: …(jak)…
- zjištění nákladů na vnitropodnikové služby: …(jak)…
- prodej zásob: …(jak)…
- …
Obsah účetního případu se pravidelně opakuje, mění se pouze období.
V této směrnici je vhodné popsat způsob, jakým jsou vystavovány účetní doklady, jejichž pomocí se zachycují tyto opakující se účetní případy. Popis postupu bude obsahovat výčet podkladů, z kterých jsou údaje dokladu čerpány, účetní předpis, případně i termíny pro předání podkladů, vystavení účetního dokladu a jeho zaúčtování. Pokud jsou takovéto operace prováděny automaticky, pak je též vhodné popsat totéž a stanovit způsob, jakým bude vystavován a schvalován účetní doklad.
Za udržování této směrnice v aktuálním stavu odpovídá: …(kdo)…
Touto směrnicí jsou zrušeny směrnice …(jaké)…
Dne …
Schválil: …(kdo)…
…(Funkce)…