V zájmu správného vyčíslení výsledku hospodaření je třeba umísťovat náklady a výnosy do období, se kterým časově a věcně souvisejí. Proto všichni pracovníci schvalující účetní případy a všichni pracovníci odpovědní za jejich zaúčtování jsou povinni dbát následujících zásad.
Každý účetní doklad musí být posouzen kromě hledisek, která jsou zmíněna v odpovědnostním řádu a v jiných vnitropodnikových směrnicích, též z hlediska věcné a časové příslušnosti. Pokud se účetní doklad týká jiného účetního období (tj. kalendářního roku [… (vymezení hospodářského roku) …]), než v kterém je vystaven, pak pracovníci, kteří tento doklad vystavují, musí tuto skutečnost, jestliže již z dokladu jednoznačně nevyplývá, výslovně uvést. Účetní pracovníci potom odpovídají za jeho zaúčtování do správného účetního období využitím techniky časového rozlišení, případně jiného vhodného způsobu. Časového rozlišení bude použito vždy, když je známo, jakého období se účetní případ týká, je známa přesná částka a účel.
Na všechny provedené a dle smlouvy řádně ukončené práce v účetním období musí být vystavena faktura.
Za předání příslušných podkladů k fakturaci do …(kdy)… odpovídá: …(kdo)…
[Všechny provedené výkony pro zákazníky musí být vyfakturovány.
Za předání podkladů k fakturaci nejpozději …(5)… dnů po skončení účetního období odpovídají: …(vedoucí středisek)…].
V případě prodeje zboží, hotových výrobků, materiálu a nepotřebného dlouhodobého majetku musí být do období, v kterém byl uskutečněn prodej zaúčtován příslušný výnos a zároveň proúčtován i náklad související s úbytkem majetku a obvykle i vystavena faktura.
Za dodržení této zásady odpovídá: …(kdo)…
Za vystavení všech faktur, na které byly včas předány podklady,
odpovídá: …(fakturant)…
Pokud by nemohly být vystaveny všechny faktury za provedené dodávky či služby v uplynulém období, bude provedeno časové rozlišení.
Odpovídá: …(kdo)…
Z této zásady se stanoví následující výjimky: (je využito ČÚS č. 019 – Náklady a výnosy, bod 6.4 a pokynu GFŘ D-22, ustanovení k § 23, bod 1; je třeba zvolit ty případy, které vyhovují vašim podmínkám, případně přidat další).
· Nevýznamné částky nepřesahující …(kolik Kč)… týkající se úhrad za:
- Nákup novoročenek, kalendářů, kancelářských potřeb, drobného materiálu pro údržbu a úklid.
- Předplatné novin a časopisů.
- Předplatné účasti na seminářích a kurzech, kde zahájení kurzu bylo v minulém účetním období a jeho ukončení bude v následujícím období.
- Všechny případy nákupu materiálu, které byly učiněny před koncem účetního období a byly při dodržení pravidel stanovených vnitropodnikovou směrnicí …(číslo, název)… zúčtovány přímo do nákladů bez použití účtu zásob. V tomto případě nebude k rozvahovému dni zjišťováno, zda byly nakoupené předměty spotřebovány. [Vyšší nákupy než stanovená částka nebo množství je nutno inventovat a účetně vrátit k rozvahovému dni do zásob. V novém účetním období opět vrátit do nákladů.]
(Vhodnější je takovéto nákupy omezit například částkou nebo ustanovením, že množství zjištěné k rozvahovému dni nesmí přesáhnout předpokládanou jednoměsíční spotřebu.)
· Pravidelně se opakující platby bez ohledu na jejich velikost [s omezením výše]:
- pojistné,
- auditorské služby a služby daňových poradců,
- jiné.
Časové nerozlišování těchto plateb nesmí výrazněji ovlivnit věcnou a časovou souvislost nákladů a výnosů.
· Za rozhodnutí o neprovedení časového rozlišení odpovídá: …(kdo)…
· Vždy musí být časově rozlišováno:
- Prémie pracovníků, které vyplývají z uzavřených pracovních smluv a staly se závazkem nejpozději k rozvahovému dni. Tyto prémie, po jejich vypočtení a schválení jejich výplaty …(představenstvem společnosti)…, se proúčtují do nákladů uplynulého roku, včetně sociálního a zdravotního pojištění hrazeného společností ve výši procentní sazby platné v roce výplaty. Pokud jejich přesná výše není k uzavření účetních knih známa, účtuje se jako dohadná položka.
Za výpočet a předání účtárně odpovídá: …(vedoucí personálního oddělení)…
Tyto prémie bývají též účtovány jako dohadné položky, ale s jejich daňovým uznáním mohou být problémy – viz text v publikaci věnovaný časovému rozlišení a přiložené rozsudky na CD-ROM.
V účetnictví se účtuje i o sociálním a zdravotním pojištění, to ale nelze daňově uplatnit, pokud nebylo vyplaceno do konce měsíce následujícího po zdaňovacím období.
Za správné promítnutí těchto nákladů do základu daně odpovídá: …(kdo)…
- Spotřeba vody, plynu a elektrické energie musí být zahrnuta do nákladů minulého období dle faktur, které od rozvodných závodů přijdou v následujícím období do … (20. června) … poměrným dílem připadajícím na měsíce minulého a následujícího období. Pokud období fakturace následuje po uvedeném datu, bude vytvořena dohadná položka. Tam, kde se platí zálohy, bude jako dohadná položka proúčtována výše záloh souvisejících s uplynulým účetním obdobím. V případech, kdy se neplatí zálohy, bude vytvořena dohadná položka dle poslední faktury. Dohadná položka na vodné bude proúčtována již při obdržení faktury v průběhu období, pokud lze další fakturu očekávat až po uzavření účetních knih. Obdobně se postupuje i u služeb, které jsou vyúčtovávány dle uzavřené smlouvy s pronajímatelem. [Spotřeba energie, vody a plynu bude proúčtována ve výši provedeného odpočtu příslušných měřidel ke konci období. Za provedení tohoto odpočtu odpovídá …(kdo)…]
Odpovídá: … (provozní účetní) …
- Úroky z vkladových účtů, z poskytnutých a přijatých půjček, diskontovaných dlužných cenných papírů k obchodování a úrokových kupónů k cenným papírům je nutno časově rozdělovat do období, do kterých časově patří. To znamená, že příslušné úroky budou rozděleny do minulého a následujícího období v závislosti na uplynulém počtu dnů v každém z těchto období.
Za výpočet, případně kontrolu správnosti výpočtu úroků, a předání příslušných materiálů účtárně odpovídá: … (vedoucí finančního odboru) …
Za zaúčtování odpovídá: … (finanční účetní) …
- Garanční paušály, pokud jejich platnost přesahuje účetní období.
Za předání podkladů účtárně odpovídá: …(kdo)…
Za stanovení způsobu časového rozlišení a zaúčtování odpovídá: … (kdo)…
- Vyskladnění většího množství drobného majetku dlouhodobé spotřeby.
Za stanovení pravidel, dle kterých se bude množství podléhající časovému rozlišení určovat, odpovídá: …(kdo)…
Za sledování případů vyskladnění většího množství drobného majetku do spotřeby dle stanovených pravidel a určení nutnosti časového rozlišení odpovídá: …(kdo)…
[V případě jednorázově pořízeného vybavení drobnými předměty dlouhodobé spotřeby, popřípadě při jejich jednorázovém obnovení …(minimálně v jedné místnosti, v částce vyšší než atp.)… bude náklad na vybavení časově rozlišen na dobu …(pěti let)… .]
Faktury za služby, jejichž dodávka byla ukončena v uplynulém období a které byly přijaty v následujícím období do posledního pracovního dne, který předchází poslednímu možnému dni pro předání přiznání na DPH, budou zapsány do deníku faktur starého období. Všechny faktury došlé do účetní jednotky po tomto datu budou zapisovány do deníku běžného účetního období. Faktury za služby poskytnuté v minulém účetním období, které budou obdrženy v účetní jednotce po výše uvedeném datu, až do okamžiku, ke kterému je provedena účetní uzávěrka, budou v novém období zlikvidovány na vrub účtu výdajů příštích období. Zároveň bude v předchozím období, v kterém došlo k uskutečnění příslušného účetního případu, proúčtována hodnota bez daně z přidané hodnoty vnitřním účetním dokladem na vrub konkrétního účtu nákladů a ve prospěch výdajů příštích období. [Deník došlých faktur věcně příslušných do starého účetního období je udržován souběžně s deníkem nového účetního období až do … (x dnů) … před termínem vyhlášeným pro uzavření účetních knih.] [Deník došlých faktur je uzavřen k poslednímu dni účetního období. Všechny faktury věcně příslušné do starého období jsou proúčtovány prostřednictvím účtu výdajů příštích období.]
Odpovídá: … (provozní účetní) …
Dodávky, ať služeb, dlouhodobého majetku nebo zásob, které byly uskutečněny do rozvahového dne a na které nebyla do okamžiku účetní uzávěrky přijata faktura, a ani není možno stanovit jejich hodnotu dle smlouvy či jiných objektivních podkladů, se proúčtují jako dohadná položka.
Za určení hodnoty odpovídá: … (odpovědný vedoucí) …
Za zaúčtování odpovídá: … (provozní účetní) …
Faktury za pořízení zásob či vedlejších nákladů na pořízení zásob přijaté po výše uvedeném datu až do okamžiku, ke kterému je provedena účetní uzávěrka, budou zúčtovány na příslušné účty zásob též s využitím účtu výdajů příštích období. Pokud předmětná zásoba v uplynulém období nedošla a byla oprávněně vyfakturována, pak bude zúčtován převod na účet materiálu či zboží na cestě.
Odpovídá: … (vedoucí zásobování a materiálová účetní) …
Všechny výkony a dodávky uskutečněné v uplynulém účetním období musí být proúčtovány do jeho výnosů. Za tím účelem je udržován deník vystavených faktur i po rozvahovém dni do téhož dne, jako deník došlých faktur. Pokud by výjimečně nebyla vystavena faktura, je nutno zabezpečit zúčtování příjmů příštích období nebo dohadnou položku aktivní, pokud není známa částka. [Faktury vystavené po rozvahovém dni a věcně patřící do minulého období jsou zapisovány do nového deníku vystavených faktur a do výnosů minulého období jsou zúčtovány prostřednictvím účtu výnosy příštích období.]
Za vystavení faktur a poskytnutí patřičných informací účtárně odpovídají: …(vedoucí výrobních středisek a vedoucí odbytu)…
Za proúčtování odpovídá: …(finanční účetní)…
Pokladní výdaje uskutečněné v následujícím roce je nutno prověřovat z časového hlediska. Při zjištění položek patřících do minulého období bude použito účtu výdajů příštích období, případně výnosů příštích období. To platí jak pro hotovostní příjmy, tak pro výplaty cestovních účtů či jiné hotovostní výdaje.
Odpovídá: …(pokladní [finanční účetní])…
Náklady na služební cesty, které byly zahájeny v jednom účetním období a byly nebo mají být ukončeny v období následujícím, je nutno rozdělit tak, aby jejich příslušná část byla zahrnuta do nákladů toho roku, kterého se týká.
Za provedení a oznámení účtárně odpovídají: …(nadřízení cestujících zaměstnanců)…
Nájemné jak u nájmů, tak i pronájmů musí být zúčtováno do období, kterého se týká, bez ohledu na to, zda a kdy bylo uhrazeno. To platí i pro finanční leasing. U toho je též třeba časově rozlišit nájemné hrazené předem po celou dobu nájemní doby počínaje měsícem, v kterém byl předmět převzat ve stavu schopném provozování, tj. po případné montáži a schválení provozu, pokud je předepsáno.
Za předání smlouvy (včetně všeobecných podmínek), splátkového kalendáře (pokud existuje) a předávacího protokolu účtárně odpovídá: …(odpovědný vedoucí)…
Za správné zaúčtování v souladu se smlouvou a předávacím protokolem odpovídá: …(provozní účetní)…
Pokud dojde k ukončení nájemní smlouvy z jakýchkoli důvodů, je …(odpovědný vedoucí)… povinen oznámit tuto skutečnost bez zbytečného odkladu účtárně.
Odpovídá: …(kdo)…
Za stanovení dalších případů, které je nutno časově rozlišovat, a metodiky rozlišování …(příprava a záběh výroby, náklady na ISO, dlouhodobá propagace atd., viz Zákon § 3 a dále text příručky Vnitropodnikové směrnice, Doporučené směrnice, Zákon § 18, )
Odpovídá: …(kdo)…
O časovém rozlišení bude účtováno vždy k rozvahovému dni. [Měsíčně budou účtovány tyto položky: …(výčet)…]
Odpovídá: …(kdo)…
U smluv, u kterých jsou přijímány garanční paušály, bude postupováno tak, aby příjem za garanční paušály byl vyúčtován do výnosů …(jakým způsobem)… po celou dobu, na kterou byl poskytnut.
Za určení způsobu časového rozvržení odpovídá: …(kdo)…
Za účtování časového rozlišení garančního paušálu odpovídá: …(provozní účetní)…
U smluv, u kterých jsou poskytovány garanční paušály, bude postupováno tak, aby výdaj na ně byl vyúčtován do nákladů období, do kterého byl vyúčtován výnos za prodej výrobků, ke kterým byl tento paušál poskytnut.
Za zaúčtování odpovídá: …(provozní účetní)…
Časové rozlišení nákladů sankční povahy
Při tomto časovém rozlišení je třeba postupovat dle Českého účetního standardu č. 019 – Náklady a výnosy, bod 3.6.4. a 4.5.2., případně tvořit rezervu (vzor H).
Do nákladů nebo výnosů je třeba zaúčtovat:
- Závazky nebo pohledávky za smluvní pokuty vyplývající z uzavřených smluv a vzniklé v uplynulém období, a to v případě, že je pravděpodobné jejich vymáhání.
Za předání příslušných podkladů účtárně odpovídá: …(kdo)...
- Závazky nebo pohledávky za úroky z prodlení vyplývající z uzavřených smluv, pokud je pravděpodobné jejich vymáhání nebo přijatých či vydaných faktur za tyto úroky.
Odpovídá: …(kdo)…
Všichni pracovníci odpovědní za účetní případy jsou povinni …(kolik dní)… předcházejících den, …(dni, v kterém budou uzavřeny účetní knihy za účelem sestavení účetní závěrky k rozvahovému dni předcházejícího účetního období)… oznámit …(provozní účetní)… všechny případy provedených dodávek a služeb, které nebyly dosud dodavatelem vyfakturovány, a předpokládanou částku faktury.
[…(provozní účetní)… upozorní všechny odpovědné pracovníky na tuto povinnost …(kolik)… dní před uplynutím termínu uvedeného v předchozím odstavci.]
…(provozní účetní)… odpovídá za zaúčtování dohadných položek na všechny případy, které budou odpovědnými pracovníky oznámeny.
Za udržování této směrnice v aktuálním stavu odpovídá: …(kdo)…
Touto směrnicí jsou zrušeny směrnice …(které)…
Dne …
Schválil: …(kdo)…
…(funkce)…