Následující návrh lze rozdělit do dvou vnitropodnikových norem. V první z nich každoročně stanovovat osoby odpovědné za provedení inventarizačních prací spolu s harmonogramem jejich provedení. Ve vzoru směrnice to jsou body 1 - 9. Ostatní ustanovení pak vydat formou dlouhodobě platné směrnice.
1. Inventarizační práce budou provedeny v souladu se zákonem číslo 563/1991 Sb., o účetnictví, a to především dle §§ 26, 29 a 30. Je nutno přihlížet též k ustanovením vyhlášky č. 500/2002 Sb., kterou jsou prováděna ustanovení tohoto zákona, především §§ 55, 57 a 58, odst. 1c) a Českého účetního standardu č. 007 - Inventarizační rozdíly a ztráty v rámci norem přirozených úbytků zásob.
· předseda …(kdo)…
· členové …(kdo)…
3. Dílčí inventarizační komise pro jednotlivé druhy majetku [odpovědnostní útvary] [místa uložení]: …(kdo a kde)…
[Případně udělení práva na jmenování členů a předsedů dílčích inventarizačních komisí určitým osobám.]
[Osoby odpovědné za provedení inventarizace dle jednotlivých druhů majetku odpovědnostních útvarů.]
4. Provedení inventarizace ke dni:
Odpovídá:
· Hmotný dlouhodobý majetek dle středisek …(kdy)… …(kdo)…
- z toho pronajatý majetek …(kdy)… …(kdo)…
· Nehmotný dlouhodobý majetek dle středisek …(31. 12.)… …(kdo)…
· Nedokončené investice …(31. 12.)… …(kdo)…
· Finanční investice …(31. 12.)… …(kdo)…
· Fyzická inventura zásob [dle středisek] …(kdy)… …(kdo)…
· Dokladová inventarizace zásob …(31. 12.)… …(kdo)…
· Dlouhodobé pohledávky …(31. 12.)… …(kdo)…
· Krátkodobé pohledávky …(31. 12.)… …(kdo)…
· Finanční majetek …(31. 12.)… …(kdo)…
· Přechodné účty aktiv …(31. 12.)… …(kdo)…
· Rezervy …(31. 12.)… …(kdo)…
· Dlouhodobé závazky …(31. 12.)… …(kdo)…
· Krátkodobé závazky …(31. 12.)… …(kdo)…
· Bankovní úvěry a výpomoci …(31. 12.)… …(kdo)…
· Přechodné účty pasiv …(31. 12.)… …(kdo)…
· Podrozvahové účty …(31. 12.)… …(kdo)…
- najatý majetek
- majetek v operativní evidenci
- ostatní (dle podmínek účetní jednotky a Českého účetního standardu č. 001 – Účty a zásady účtování na účtech, bod 2.2).
(Pokud účetní období nekončí posledním dnem kalendářního roku, bude místo 31. 12. uveden jiný rozvahový den.)
[Termíny provedení průběžných inventarizací budou určeny zvláštní směrnicí.]
(Termínovník inventarizačních prací musí též obsahovat vymezení dnů období, v kterých budou příslušné práce prováděny. Může být též ustanoveno, že fyzické inventury budou prováděny dle jednotlivých odpovědnostních útvarů nebo míst uložení, případně kombinace více způsobů dle zvyklostí a možností jednotlivých účetních jednotek. Vždy však musí být stanoveno, ke kterému datu se provádí inventury, do kdy musí být ukončena inventarizace jednotlivých druhů majetku a závazků, a kdo je za ně odpovědný, včetně toho, kdo je povinen provést srovnání výsledků inventur s účetnictvím a kdo za posouzení, zda hodnota majetku není nižší, jak účetní, případně zda hodnota závazků není vyšší jak účetní. Jedině tak lze pak považovat provedení inventarizace za odpovídající podmínkám stanovený0m zákonem.)
[U toho druhu majetku, u kterého je prováděna inventarizace k jinému dni než rozvahovému, je nutno provést dokladovou inventarizaci k rozvahovému dni. (viz § 30 odst. 4 Zákona)
… Odpovídá… ]
Odpovídají: …(určené osoby… …dle jednotlivých útvarů…) [jednotlivých druhů majetku]
[Předseda dílčí inventarizační komise písemně ustanoví osoby odpovědné za provedení inventur.] Předseda dílčí inventarizační komise [osoba odpovědná za provedení inventury] musí být přítomen na všech místech, kde se inventura provádí.
6. Za srovnání inventurou zjištěných stavů s účetním stavem odpovídá: …(kdo)… …(termín)…
7. …(…kdo … dle jednotlivých druhů majetku, tj. hmotného a nehmotného dlouhodobého, podílů a cenných papírů, zásob, pohledávek a jednotlivých druhů rezerv) … …(termín)…
odpovídá za ověření správného zhodnocení potřeby tvorby těchto položek a za jejich vytvoření v odpovídající výši (viz bod 23 až 27, 29 a 30).
8. Za celý proces inventarizace, tj. za provedení všech tří součástí inventarizace jak jsou stanoveny zákonem o účetnictví v § 29, odst. 1, odpovídá …(kdo)…
9. Za kontrolu zákonem o účetnictví, § 30, odst. 7 a v bodě 12 této směrnice [a v bodě x směrnice č. y Podmínky inventarizace] předepsaného obsahu inventurních soupisů, a to jak u fyzických, tak i dokladových inventur a za odstranění zjištěných nedostatků odpovídá …(kdo)…
10. Osoby odpovědné za svěřený majetek předají před zahájením inventurních prací předsedovi inventurní komise nebo jím pověřené osobě všechny doklady týkající stavu či pohybu majetku, které nebyly do tohoto momentu předány k zaúčtování, a podepsané prohlášení, že všechny takovéto doklady byly odevzdány. Toto prohlášení bude připojeno k inventurní dokumentaci.
Odpovídá: …(předseda dílčí komise) …
11. …(předseda podnikové inventarizační komise)… odpovídá za to, že všechny osoby, které jsou v této směrnici určeny jako odpovědné osoby za kteroukoli fázi inventarizace či za splnění jiných úkolů spojených s inventarizací, budou seznámeny se všemi svými povinnostmi obsaženými v zákoně o účetnictví, této …(a jiné další)… směrnici a v předpisech v této směrnici uvedených. Na důkaz toho připojí jmenované odpovědné osoby svůj podpis na dokument, v kterém potvrdí převzetí těchto odpovědností, čímž bude vytvořen zákonem předepsaný podpisový vzor.
Odpovídá: …(předseda dílčí komise)…
13. Inventura …(čeho)… bude prováděna na základě předem vypracovaných seznamů bez uvedeného množství. [Inventura …(čeho)… bude prováděna bez předem vyhotovených seznamů.] [Inventura …(čeho)… bude prováděna na základě seznamů majetku s uvedením inventárního čísla, názvu a množství]. Každá strana seznamu bude očíslována. Zjištěná množství budou zapsána k příslušné položce a na každé straně bude uveden jejich součet. [Pokud nebude zjištěn rozdíl proti množství uvedenému v předpřipraveném seznamu, bude v příslušném sloupci uvedeno shodné množství s množstvím uvedeným v soupise.] [Při zjištěném rozdílu bude uveden v tomto sloupci zjištěný stav.] [Při zjištěném rozdílu proti evidovanému množství bude tento rozdíl vyčíslen a uveden v příslušné řádce.] Položky, u kterých nebude zjištěn žádný stav, budou v údaji pro množství proškrtnuty.
14. Všichni odpovědní vedoucí středisek provedou k rozvahovému dni prověrku nespotřebovaných zásob na pracovištích, za jejichž činnost odpovídají, a předají do …(kolika)… dnů po rozvahovém dni předsedovi podnikové inventarizační komise jejich soupis s uvedením množství, ceny pořízení a čísla dokladu, kterým byl materiál pořízen či vyskladněn, nebo prohlášení, že se žádný nespotřebovaný materiál na pracovišti nenachází.
15. Této inventarizaci nepodléhá [podléhá i] drobný materiál na údržbu a propagaci a kancelářský materiál v rozsahu nepřekračujícím jednoměsíční spotřebu [do pořizovací ceny …(kolik)… Kč na jednotku] vyskladněný do spotřeby, u kterého dosud nebyla zahájena spotřeba.
16. Nespotřebovaný přímý materiál na zakázky této inventarizaci podléhá [nepodléhá, pokud je uveden v hodnotě nedokončené výroby].
17. …(Vedoucí zásobovacího útvaru)… odpovídá za ocenění takto zjištěného materiálu cenou posledního nákupu.
18. …(Účetní zásob)… odpovídá za formální účetní převedení takto zjištěných zásob na sklad. Tento zápis musí být v novém účetním období zrušen.
Odpovídají: …( osoby odpovědné za provedení inventur…
19. Všechny inventurní soupisy za svěřenou oblast musí být podepsány osobami odpovědnými za provedení inventury. Osoby, kterým byl majetek svěřen do užívání, inventurní soupis rovněž podepíší a zároveň připojí prohlášení, že majetek uvedený v soupise převzaly a jsou si vědomy své odpovědnosti za řádnou péči o něj a za jeho ochranu před poškozením nebo ztrátou.
Odpovídají: …(osoby odpovědné za provedení inventur…
20. Pokud byla fyzická inventura provedena k jinému než k rozvahovému dni, pak musí být k tomuto dni stav ověřen dokladovou inventurou.
Osobou odpovědnou za tuto dokladovou inventuru je: …(kdo)…
21. Osoby odpovědné za provedení inventur a inventarizace předloží nejpozději do …(kolika)… dnů po stanoveném datu, ke kterému je inventarizace prováděna, podepsané inventurní soupisy spolu se zápisem o provedení inventarizace. V tomto zápise musí být uveden počet stran přiložených soupisů a celková hodnota zjištěného majetku.
22. K inventurním soupisům bude připojen inventurní zápis [protokol o provedené inventarizaci], který je jejich nedílnou součástí. Tento zápis [protokol] musí obsahovat upozornění na případné nedostatky, které byly zjištěny v ošetřování, skladování či v jiné péči o svěřené prostředky. Zároveň bude obsahovat návrhy a požadavky odpovědných osob či inventurní komise na opatření ke zvýšení péče o ochranu svěřeného majetku. [Pokud vlastní inventurní soupis obsahuje pouze zjištěné jednotky množství, je nedílnou součástí inventurního soupisu skladová soupiska nebo ceník.] Dále bude v tomto dokumentu uvedena rekapitulace zjištěných stavů v porovnání s účetními stavy a přehled zjištěných inventurních rozdílů s jejich hodnotovou rekapitulací. Osoby odpovědné za majetek připojí k soupisu zdůvodnění vzniku rozdílů. [Pokud je potřebné, připojí svůj komentář i inventurní komise.] Jestliže vznikly závady chybným provedením nebo neprovedením účetních případů, je nutno též uvést čísla dokladů, kterými byly tyto nedostatky způsobeny, pokud je to možné. Je třeba rozlišit zjištěné administrativní nedostatky od skutečných mank a přebytků. Pokud jsou zjištěny manka či přebytky, je nutno v zápise uvést návrh na jejich vypořádání.
23. Za porovnání hodnot zjištěných fyzickou a dokladovou inventurou s účetním stavem a vyčíslení rozdílů odpovídá: …(kdo)…
24. Při inventuře zásob je třeba zjistit zásoby bez pohybu nebo s pohybem výrazně malým ve srovnání se zásobou příslušné položky – odpovídá …(kdo)…
25. Při inventuře dlouhodobého majetku bude zvlášť sepsán majetek, který není používán – odpovídá …(kdo)…
26. Nedílnou součástí inventurních prací je též porovnání užitné hodnoty inventarizovaného majetku s jeho účetní hodnotou.
Při zjištění, že:
- užitná hodnota dlouhodobého majetku je výrazně nižší,
- existují pochybné pohledávky,
- prodejní cena zásob snížená o náklady spojené s jejich prodejem je vyšší, než jejich hodnota, v které jsou vedeny v účetnictví,
je nutno tyto rozdíly vyčíslit a proúčtovat jako opravné položky.
Pokud se zjistí, že hodnota závazků je vyšší, než v jaké jsou uvedeny v účetnictví, např. proto, že podle smlouvy vzniká povinnost platit smluvní pokutu či úroky z prodlení, je nutno proúčtovat zvýšení závazků, a to formou dohadné položky nebo vytvořením rezervy.
Odpovídá: …(kdo)…
27. Při inventarizaci je nutné též ověřit stav vytvořených rezerv na opravy vzhledem k současnému stavu majetku a cen a navrhnout případně změnu jejich konečné výše, a tím i jejich tvorby. I tato zjištění musí být uvedena v inventarizačním zápise. Odpovídá: …(kdo)…
28. Dále je třeba ověřit stav všech ostatních vytvořených rezerv z hlediska jejich současné potřeby.
Odpovídá: …(kdo)…
29. Při posuzování výše závazků zahrnutých do účetnictví je nutno vzít v úvahu žaloby, které jsou podány v náš neprospěch. Pokud již byl vynesen rozsudek v náš neprospěch, musí být vytvořena rezerva na žalovanou částku a soudní výlohy, i když bylo podáno odvolání. V ostatních případech bude na podané žaloby poukázáno v příloze k účetní závěrce. V obou případech musí být podklady pro učiněné rozhodnutí součástí inventarizační dokumentace.
Odpovídá: …(kdo)…
30. Při inventarizaci musí být posuzována potenciální výše nákladů spojených s odstraňováním vad, případně nedodělků z fakturace předchozích obdobích. Na tyto náklady musí být vytvořena odpovídající rezerva.
Odpovídá: …(kdo)…
31. V případě, že bude zjištěno takové poškození majetku, že nebude rentabilní jeho uvedení do původního stavu, …(kdo)… rozhodne o mimořádném jednorázovém odpisu jeho hodnoty do škod.
32. Osoby odpovědné za provedení inventarizace musí podepsat zápis [protokol] o provedení inventarizace, který je nedílnou součástí inventurních soupisů. [Inventurní zápis [protokol] musí podepsat osoby odpovědné za srovnání zjištěných stavů s účetním stavem a osoby odpovědné za určení výše rezerv a opravných položek, případně mimořádných odpisů.] …[Osoby odpovědné za provedení inventarizace musí podepsat všechny inventurní soupisy za svěřenou oblast.] [Osoby odpovědné za srovnání zjištěných stavů s účetním stavem jsou povinny též podepsat inventurní soupisy, pokud nejsou současně odpovědné za provedení inventarizace dle předchozího bodu.]
33. Podniková inventarizační komise odpovídá za provedení rekapitulace všech výsledků inventarizačních prací a za podání souhrnné zprávy …(řediteli společnosti)… včetně návrhu na vypořádání mank a přebytků, a to do 15 dnů po termínu pro odevzdání zpráv dílčích komisí.
Odpovídá: …(předseda podnikové komise)…
Odpovídá: …(předseda podnikové komise)…
35. Prověrku, zda se v rámci celé …(účetní jednotky)… zjištěné inventurní rozdíly, manka, nevyrovnávají s přebytky zjištěnými na jiném místě, provede a za správnost
odpovídá: …(kdo)…
Návrh na vzájemné vyrovnání zaměnitelných položek v souladu s § 58 odst. 1c) vyhlášky provádějící zákon o účetnictví č. 500/2002 Sb.,
Provede: …(kdo)…,
Vzájemné vyrovnání schvaluje: …(kdo)…
V přehledu o výsledcích inventur zaznamená: …(kdo)…
Hodnotový výsledek záměn je nutno proúčtovat a číslo dokladu uvést v inventurní dokumentaci. Pokud nebudou zjištěny žádné závady či rozdíly, musí to být v inventarizačním zápise výslovně uvedeno.
Odpovídá: …(kdo)…
36. Za zúčtování zjištěných mank a škod do běžného účetního období
odpovídá: …(kdo)...
37. Provedení oprav zjištěných inventurních rozdílů, přebytků, mank a administrativních nedostatků musí být řádně dokumentováno a zároveň doplněn přehled inventurních rozdílů o čísla dokladů, kterými bylo provedeno jejich zúčtování.
Odpovídá: …(kdo)…
38. K inventurní dokumentaci budou též dodatečně přiloženy zprávy příslušných pracovníků o tom, jak bylo naloženo s podněty odpovědných pracovníků a inventurních komisí směřujícími k lepší péči o majetek.
Odpovídá: …(kdo)…
39. Eventuální návrhy na vyřazení inventarizovaného majetku předloží spolu s inventurními soupisy …(předsedové dílčích inventarizačních komisí)… …(likvidační komisi)…
40. Pokud je prováděna průběžná inventarizace zásob, bude zjišťována účetní hodnota zásob v momentě zahájení práce na inventarizaci určitého druhu zásob umístěných v inventarizované provozovně či na inventarizovaném místě …(takto)…
41. V případě, že osoba odpovědná za svěřený majetek se nemůže zúčastnit fyzické inventury, může být zastoupena osobou, kterou sama písemně určí. Totéž platí i v případě inventury majetku, na který byla sepsána smlouva o hmotné odpovědnosti. Pokud tato osoba nikoho za sebe nestanoví, určí jejího zástupce …(předseda podnikové inventarizační komise… To ale neplatí pro majetek krytý smlouvou o hmotné odpovědnosti. Pokud odpovědný pracovník za takovýto majetek nikoho nezmocní, musí se provést inventura v náhradním termínu, který stanoví …(předseda podnikové komise… V případě, že se ani v tomto termínu nebude moci inventura provést, rozhodne o řešení …(ředitel společnosti… na základně návrhu …(právníka společnosti…).
42. Za archivaci inventarizační dokumentace po dobu pěti let po jejím provedení
odpovídá: …(kdo)…
43. Za udržování této směrnice v aktuálním stavu odpovídá: …(kdo)…
Touto směrnicí jsou zrušeny směrnice …(jaké)…
Dne …
Schválil: …(kdo)…
…(Funkce)…