|
|
Schvaluje |
Odpovídá |
Odpovídá za zaúčtování |
|
Dlouhodobý majetek |
|
|
|
|
Pořízení DNHM zařazeného do plánu nad …(kolik)… tisíc Kč |
Vedoucí střediska |
Vedoucí střediska |
Investiční účetní |
|
Pořízení DNHM nezařazeného do plánu nad …(kolik)… tisíc Kč |
Ředitel |
Vedoucí střediska |
Investiční účetní |
|
Uvedení DNHM do užívání |
|
Hlavní mechanik |
Investiční účetní |
|
Určení charakteru dodaných prací (pořízení, technické zhodnocení, oprava) |
|
Hlavní ekonom |
Investiční nebo provozní účetní |
|
Stanovení odpisů |
Vedoucí ekonom |
Hlavní mechanik |
Investiční účetní |
|
Prodej DNHM nad …(kolik)… Kč včetně schválení ceny |
Ředitel |
Hlavní mechanik |
Investiční účetní |
|
Prodej DNHM do …(kolik)… Kč včetně schválení ceny |
Hlavní mechanik |
Referent |
Investiční účetní |
|
Jiné vyřazení DNHM |
Hlavní mechanik |
Vedoucí střediska |
Investiční účetní |
|
Provedení likvidace |
|
Určená osoba(y) |
Investiční účetní |
|
Využití materiálu získaného likvidací |
|
Hlavní mechanik |
|
|
Uzavření nájemní smlouvy |
Ředitel |
Vedoucí střediska |
S provozní účetní |
|
Převzetí předmětu nájmu |
|
Vedoucí střediska |
Provozní účetní |
|
Zásoby |
|
|
|
|
Uzavření smlouvy na nákup materiálu |
Vedoucí zásobování |
Zásobovací referent |
|
|
Převzetí dodaných zásob |
|
Skladník |
Skladová účetní |
|
Likvidace faktury za nákup zásob |
|
Zásobovací referent |
Účetní zásob |
|
Pořízení drobného majetku nad …(kolik)… Kč nepodléhajícího evidenci |
Mistr |
Mistr |
Účetní zásob |
|
Pořízení drobného majetku nad …(kolik)… Kč podléhajícího evidenci |
Vedoucí střediska |
Mistr |
Účetní zásob |
|
Příjemka |
|
Skladník |
Skladová účetní |
|
Výdejka na zakázku |
Mistr |
Skladník |
Skladová účetní |
|
Výdej drobného majetku do evidence |
Mistr |
Skladník |
Skladová účetní |
|
Výdejka režijního materiálu |
Vedoucí střediska |
Skladník |
Skladová účetní |
|
Výroba |
|
|
|
|
Uzavření smlouvy na poddodávku |
Vedoucí obchod. odboru (zásobování) |
Vedoucí střediska |
Provozní účetní |
|
Převzetí poddodavatelských prací a prověrka faktury |
|
Vedoucí střediska |
Provozní účetní |
|
Stanovení ceny vnitropodnikových služeb |
Vedoucí ekonom |
Vedoucí střediska |
|
|
Zúčtování poskytnutých vnitropodnikových služeb |
|
Vedoucí střediska |
Provozní účetní |
|
Kalkulace zakázky |
|
Vedoucí projekce |
|
|
Uvedení čísla zakázky na doklad |
|
Mistr |
Provozní účetní |
|
Určení charakteru materiálu (přímý, režijní) |
|
Mistr |
Provozní účetní |
|
Vyhodnocení efektivity výroby |
|
Ekonom |
|
|
Stanovení způsobu oceňování nedokončené výroby a hotových výrobků |
|
Hlavní ekonom |
|
|
Odbyt |
|
|
|
|
Uzavření smlouvy nad …(kolik)… Kč |
Ředitel |
|
|
|
Uzavření smlouvy v nižší hodnotě |
Vedoucí odbytu |
|
|
|
Schválení prodeje na fakturu |
Vedoucí odbytu |
|
|
|
Stanovení úrovně prodejní ceny či poskytnutí slevy |
Vedoucí odbytu |
|
|
|
Poskytnutí skonta či bonusu |
Vedoucí odbytu |
|
|
|
Expedice dodávky |
|
Vedoucí skladník |
|
|
Vystavení faktury |
|
Vedoucí odbytu |
Finanční účetní |
|
Rozhodnutí o uplatnění smluvní pokuty či úroků z prodlení |
Vedoucí odbytu |
Fakturant |
Finanční účetní |
|
Prominutí těchto sankcí |
Vedoucí ekonom |
Vedoucí odbytu |
S finanční účetní |
|
Obecné |
|
|
|
|
Udržování této tabulky |
|
Vedoucí ekonom |
|
|
Udržování podpisového vzoru |
|
Vedoucí ekonom |
|
|
Uzavření smlouvy na pořízení služeb nad …(kolik)… Kč |
Vedoucí provozu |
Vedoucí střediska |
S provozní účetní |
|
Uzavření smlouvy na pořízení služeb za méně než …(kolik)… Kč |
|
Vedoucí střediska |
|
|
Vystavení směnky |
Ředitel |
|
Finanční účetní |
|
Přijetí směnky |
Ředitel |
|
Finanční účetní |
|
Určení charakteru směnky |
Vedoucí ekonom |
|
|
|
Vystavení předávacího a přejímacího protokolu u dodávky služeb dle smlouvy o dílo |
|
Vedoucí střediska |
|
|
Převzetí dodaných služeb |
|
Vedoucí střediska |
S provozní účetní |
|
Likvidace faktury za dodané služby |
|
Vedoucí střediska |
Provozní účetní |
|
Uzavření smlouvy na propagaci |
Ředitel |
Vedoucí odbytu |
S provozní účetní |
|
Likvidace faktury za propagaci |
|
Referent odbytu |
Provozní účetní |
|
Kontrola stavů nákladových a výnosových účtů |
|
Vedoucí střediska |
|
|
Uzavření darovací smlouvy |
Ředitel |
Podnikový právník |
S provozní účetní |
|
Proúčtování pohledávky na smluvní pokuty či úroky z prodlení |
|
Ekonom |
Provozní účetní |
|
Úhrada smluvních pokut |
Ředitel |
Vedoucí střediska |
Provozní účetní |
|
Úhrada úroků z prodlení |
Ředitel |
Vedoucí financování |
Provozní účetní |
|
Úhrada penále |
Ředitel |
Vedoucí financování |
Finanční účetní |
|
Daň z nemovitostí |
|
Vedoucí hospod. správy |
Finanční účetní |
|
Silniční daň |
|
Vedoucí dopravy |
Finanční účetní |
|
Výpočet odložené daně |
|
Vedoucí ekonom |
Finanční účetní |
|
Všeobecné účetní doklady |
|
Vedoucí účetní |
|
|
Opravné účetní doklady |
Vedoucí účtárny |
Vedoucí účetní |
Účetní |
|
Archivace účetních písemností |
Hlavní ekonom |
Vedoucí účetní |
|
|
Skartace účetních písemností |
Hlavní ekonom |
Vedoucí účetní |
|
|
Účtový rozvrh – sestavení a dokumentace |
|
Vedoucí účetní |
|
|
Mzdy |
|
|
|
|
Mzdy za odpracovaný čas |
Vedoucí provozu |
Vedoucí střediska |
Mzdová účetní |
|
Mzdy za neodpracovaný čas |
|
Vedoucí střediska |
Mzdová účetní |
|
Výplatní listina |
Ředitel |
Vedoucí osobního oddělení |
Mzdová účetní |
|
Sociální a zdravotní pojištění, daň z mezd |
|
Mzdová účetní |
Mzdová účetní |
|
Zjištění škody k úhradě |
Podnikový právník |
Vedoucí střediska |
Provozní účetní |
|
Oznámení škody pojišťovně a sledování jejího vyřízení |
|
Vedoucí střediska |
Provozní účetní |
|
Náhrady škod hrazené ze mzdy |
|
Finanční referent |
Mzdová účetní |
|
Pokladna |
|
|
|
|
Poskytnutí zálohy |
Vedoucí střediska |
Pokladní |
Finanční účetní |
|
Nákup za hotové do …(kolik)… Kč |
|
Vedoucí střediska |
Pokladní |
|
Nákup za hotové ostatní |
Vedoucí provozu |
Vedoucí střediska |
Pokladní |
|
Tuzemská služební cesta |
Vedoucí střediska |
Vedoucí střediska |
Pokladní |
|
Zahraniční služební cesta |
Vedoucí provozu |
Vedoucí střediska |
Pokladní |
|
Banka |
|
|
|
|
Příkazy k úhradě |
Dle podpisového vzoru |
|
|
|
Bankovní výdaje |
|
Finanční účetní |
Finanční účetní |
|
Bankovní výpisy |
|
Finanční účetní |
Finanční účetní |
|
Ostatní výdaje hrazené přímo z banky |
|
Vedoucí střediska |
Finanční účetní |
|
Účetní závěrka |
|
|
|
|
Oznámení účetních případů, na které nebyly vystaveny či přijaty doklady |
|
Vedoucí středisek |
|
|
Tvorba dohadných položek |
|
|
Provozní účetní |
|
Tvorba rezervy na opravy |
|
Hlavní mechanik |
Provozní účetní |
|
Tvorba rezervy na garance |
|
Vedoucí odbytu |
Provozní účetní |
|
Tvorba jiných rezerv |
|
Ekonom |
Provozní účetní |
|
Tvorba opr. pol. na pohledávky |
|
Vedoucí odbytu |
Provozní účetní |
|
Tvorba opr, pol. na zásoby |
|
Vedoucí zásobování |
Provozní účetní |
|
Tvorba opr. pol. na DHNM |
|
Vedoucí mechanik |
Provozní účetní |
|
Stanovení reálné hodnoty |
|
Ekonom |
Finanční účetní |
|
Stanovení ekvivalentní hodnoty |
|
Ekonom |
Finanční účetní |
|
Sestavení rozvahy a výsledovky |
|
Vedoucí účetní |
|
|
Sestavení přílohy |
|
Vedoucí účetní |
|
|
Sestavení výroční zprávy |
|
Ekonom |
|
|
Sestavení zprávy o vztazích |
|
Ekonom |
|
|
Schválení účetní závěrky |
…(statutární orgán)… |
|
|
[Cestovní účty musí být odsouhlaseny likvidátorem cestovních účtů.]
Symbolem S ve sloupci “Odpovídá za zaúčtování” je označena osoba, která musí obdržet kopii smlouvy a dbát na správné zaúčtování [a placení].
DNHM = Dlouhodobý nehmotný a hmotný majetek
Pořízením DNHM zařazeného do plánu se rozumí stanovení hranice, nad kterou mohou být pořizovány pouze předměty předem schválené v plánu investic na příslušný rok, [jejichž pořízení musí být předem schváleno, jak je stanoveno ve vnitřní normě účetní jednotky, tj. někým z jednatelů, ředitelem, předsedou představenstva, dozorčí radou atp.]
Pokud je v dalším textu této směrnice použito slovo “zákon”, je tím míněn zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví v aktuálním znění.
Tento odpovědnostní a podpisový řád obdrží všichni pracovníci v tomto řádu uvedení a všichni pracovníci vystavující účetní doklady. Mezi tyto pracovníky patří i osoby oprávněné vydávat či přijímat majetek na základě pokynů jiných, k tomu zmocněných pracovníků, jako např. skladníci, pokladní a další. Takovéto pokyny musí být vždy vydány písemně a podepsány pracovníkem, který rozhodl.
Všechny dokumenty došlé do společnosti budou opatřeny datumkou [a podpisem pracovníka, který dokument převzal].
Odpovídá: …(kdo)…
Všechny účetní doklady musí být zapsány do deníku a označeny pořadovým číslem. [Pro každou řadu účetních dokladů (viz vnitropodniková směrnice číslo …(jaké)… je otevřen zvláštní deník.] Jednou zapsaný zápis do deníku již nesmí být zrušen, ale v případě potřeby jeho opravy musí být původní doklad stornován zvláštním dokladem a vystaven nový, správný účetní doklad. [případně vystaven opravný doklad. Na opravovaném dokladu musí být vždy uvedeno číslo opravného dokladu, na opravném dokladu důvod opravy, číslo opravovaného dokladu, datum provedení opravy a jméno a podpis pracovníka odpovědného za provedení opravy.] [Zápisy do deníku mohou být měněny či rušeny pouze v den zápisu, přičemž nemůže být žádné pořadové číslo vynecháno.] Žádné číslo číselné řady nemůže být obsazeno dvakrát. Pokud výjimečně dojde k vynechání pořadového čísla, je nutno založit pod příslušným číslem dokument vysvětlující důvody, např. zrušení zamýšlené operace.
Současně se zápisem do deníku je účetní doklad zapsán též do hlavní knihy. [Zápis do deníku a hlavní knihy je proveden po vyhotovení účetního dokladu, schválení účetního případu příslušným odpovědným pracovníkem a jeho podepsání pracovníkem odpovědným za účetní případ.]
[Dále uvedené doklady jsou po doplnění o skutečností, předepsaných v § 11 zákona o účetnictví, účetními doklady:
přijaté faktury,
vystavené faktury,
bankovní výpisy,
pokladní doklady,
…. .]
Výše uvedené označení dokladů je označením účetního dokladu, jak stanoví Zákon v § 11 odst. 1a).
Za dodržení výše uvedených pravidel odpovídá: …(kdo)…
Účetní případ, pro který je v tabulce odpovědností předepsáno schválení, se nesmí uskutečnit bez předběžného schválení pracovníka u tohoto případu uvedeného. Schvalující pracovník odpovídá za účelnost a hospodárnost schvalovaného účetního případu. Tento pracovník odpovídá rovněž za to, že učiní taková opatření, která zabrání možnosti po jeho podpisu dodatečně vpisovat další položky podléhající jeho schválení. Pracovník odpovědný za provedení účetního případu, uvedený ve sloupci “Odpovídá”, odpovídá za provedení prací, za řádné převzetí dodavatelských prací či nakoupeného zboží (tj. ověření kvalitního provedení, kompletnosti, ceny a včasnosti dodávky v souladu s uzavřenou smlouvou, za hospodárnost objednané dodávky nebo provedené služby, pokud nepodléhala předchozímu schválení, a za početní správnost faktury). U vystavených faktur uvedený pracovník odpovídá za předání správných podkladů k fakturaci včetně uvedení správného dne uskutečnění zdanitelného plnění tak, jak je stanoveno v zákoně o DPH ve znění platném v momentě podpisu.
Tento pracovník je rovněž povinen uvést na doklad údaje, dle kterých lze rozhodnout, zda uskutečněnou dodávku lze či nelze považovat za výdaj, který by měl být zahrnut do nákladů na pořízení či zvýšení hodnoty dlouhodobého majetku, případně který by nebylo možno uplatnit do základu daně z příjmů. U výdajů za opravy jsou tito pracovníci povinni [v případě, že je o to pracovník odpovědný za zaúčtování požádá,] určit, zda jde skutečně o opravu a tuto skutečnost výslovně uvést na příslušný doklad.
[Za to, že uskutečněnou dodávku lze či nelze považovat za výdaj, který je možné považovat za pořízení dlouhodobého majetku, nebo který by měl zvýšit hodnotu stávajícího dlouhodobého majetku či který by nebylo možno uplatnit do základu daně z příjmů, a za uvedení této skutečnosti na příslušný doklad odpovídá …(kdo)… ].
V případě, že by některý z pracovníků odpovědných za účetní případ odmítl připojit na doklad svůj podpis, pak musí neprodleně o tom zpravit svého nadřízeného a svůj postup zdůvodnit. Nadřízený pracovník je odpovědný za vyřešení sporného případu, případně za zajištění dalšího postupu.
Podpis pracovníka odpovědného za účetní případ může být i na jiné účetní písemnosti, kterou je účetní doklad podložen. Pak již nemusí být tento podpis připojen na účetní doklad, pokud je zřejmé, že uvedený podpis znamená schválení tohoto účetního případu.
Pracovníci uvedení ve sloupci “Odpovídá za zaúčtování” odpovídají za vystavení účetního dokladu a jeho zaúčtování. Účetní doklad musí být vystaven bez zbytečného odkladu po uskutečnění účetního případu, který je tímto dokladem ověřován. [Sdružený účetní doklad musí být vystaven nejpozději do …(kolika)… dnů po skončení měsíce.] Pracovníci uvedení ve sloupci “Odpovídá” jsou proto povinni bez zbytečného odkladu [do …kolika… dnů po uskutečnění účetního případu nebo po skončení měsíce ] předat podklad pro vystavení účetního dokladu pracovníku odpovědnému za zaúčtování. Pokud by se tak nestalo, odpovídají za škody, které tímto zmeškáním případně vzniknou.
Pokud jsou jako účetní doklad použity písemnosti vystavené mimo účetní jednotku (např. došlé faktury atp.), pak je za vystavení účetního dokladu na podkladě těchto dokladů odpovědný pracovník uvedený v tabulce odpovědností jako odpovědný za zaúčtování. Příslušné doklady jsou mu předány …(sekretariátem)… …(bezprostředně)… po jejich doručení [zapsání do knihy došlé pošty]. Od dokumentů nesmí být odpojovány jejich přílohy. Pokud se tomu tak přesto výjimečně stane, musí pracovník uvedený v tabulce odpovědností jako odpovědný za účetní případ na účetním dokladu uvést, kde se tyto přílohy nalézají. [Místa uložení jsou uvedena …(ve směrnici číslo)… .] V tom případě odpovídá vedoucí útvaru, jehož pracovníci odpojili tyto přílohy, za jejich archivaci minimálně po dobu, po kterou platí dle zákona povinnost archivace účetního dokladu, ke kterému odpojené přílohy patří. Přílohy musí být uloženy tak, aby byly kdykoli dostupné oprávněným pracovníkům pro kontrolní či jiné obdobné úkony. [Přílohy mohou být odpojeny v těchto případech: …(vyjmenování)… . Odpojené přílohy se ukládají …(kde pro každý jednotlivý případ)…]. Odpojená příloha musí být označena interním číslem účetního dokladu, kterého se týká, případně musí být z jiných informací (např. čísla smlouvy) zřejmé, od kterého dokladu byly odpojeny.
Pracovník odpovědný za zaúčtování ověřuje na účetním dokladu svým podpisem, že je zodpovědný za zaúčtování účetního případu, že tento byl schválen pracovníkem uvedeným…(v odpovědnostním řádu)… v tabulce odpovědností ve sloupci “Odpovídá" za účtovaný druh účetního případu a že ověřil správnost jeho podpisu dle podpisového vzoru, který je přílohou této směrnice. Dále též ověřuje svým podpisem, že účetní doklad splňuje podmínky stanovené v § 8 odst. 5 zákona. To znamená, že je možné určit obsah účetního případu, který byl tímto dokladem zachycen. Zodpovídá rovněž za kompletnost příloh [nebo za to, že pracovník odpovědný za účetní případ poznamenal místo uložení přílohy na doklad]. Svým podpisem též potvrzuje, že doklad zapsal do příslušného deníku a do hlavní knihy. Pracovník, který odpovídá za zaúčtování, též odpovídá za to, že účetní doklad splňuje podmínky dané v § 11 zákona, to znamená, že doklad obsahuje vše, co je předepsáno v tomto paragrafu a že vyplněné údaje, včetně dne vystavení účetního dokladu, odpovídají skutečnosti. Tento pracovník též odpovídá za to, že na účetních dokladech v cizích měnách jsou uvedeny údaje, z kterých je možno jednoznačně zjistit okamžik, dle kterého měl být a byl určen použitý kurs ČNB pro přepočet na Kč. […(kdo)… je odpovědný za vydání seznamu dokumentů, které jsou v účetní jednotce považovány za účetní doklad.]
Pracovníci, označení v tabulce odpovědností jako odpovědní za zaúčtování, tuto svou odpovědnost vyznačují vlastnoručním podpisem na účetním dokladu. Svým podpisem potvrzují, že účetní doklad splňuje všechny zákonem o účetnictví a touto směrnicí předepsané formální i věcné požadavky [a že doklad předali k zaúčtování.]
[Po uzavření zápisů pohybů …(v bance, pokladně, vystavených faktur)… každého měsíce je tiskárnou počítače vyhotovena sestava v účetnictví zapsaných účetních případů obsahující datum uskutečnění, číslo položky, stručný popis obsahu a částku. U jednotlivých položek sestavy je uvedeno též označení účtů MD/D, na které byl příslušný doklad zaúčtován. Tato sestava je založena k dokladům, za které je vyhotovena, je sdruženým účetním dokladem a musí obsahovat podpis pracovníka odpovědného za zaúčtování. V případě, že odpovědným pracovníkem za všechny účetní případy uvedené v tomto sdruženém účetním dokladu je pouze jedna osoba, jsou jejím podpisem umístněným rovněž na tomto sdruženém dokladu schváleny všechny účetní případy v něm obsažené.]
[Pracovník, který odpovídá za provedení účetního zápisu do účetních knih, se podpisuje prostřednictvím hesla, pod kterým bylo otevřeno zpracování účetního programu. Pokud je tento pracovník odchylný od pracovníka odpovědného za zaúčtování dle tabulky odpovědností, pak pracovník odpovědný za zaúčtování odpovídá za správnost zaúčtování účetního případu, tj. vyznačení účetních souvztažností a za vše, co bylo uvedeno výše, a pracovník odpovědný za účetní zápis odpovídá za to, že příslušný účetní doklad byl zapsán na účty vyznačené v účetním předpise.]…
[Účetní doklady jsou vystavovány současně s jejich zápisem do programu počítače a bezprostředně poté následně vytištěny tiskárnou počítače. Pracovníci odpovědní za zaúčtování odpovídají za to, že tyto doklady byly vystaveny po uskutečnění účetního případu a jeho schválení odpovědným pracovníkem a že obsahují vše, co zákon v § 11 předpisuje pro účetní doklad, včetně podpisových záznamů. Podpisový záznam pracovníka odpovědného za zaúčtování je připojen k tomuto dokladu.]
Pracovníci odpovědní za zaúčtování [i pracovníci odpovědní za účetní zápis] [všichni pracovníci uvedení v tabulce odpovědností] se svým podpisem v podpisovém vzoru zavazují, že své heslo, které je opravňuje ke vstupu k zadávání účetních dat [a u pracovníků odpovědných za účetní případ k provedení jejich podpisového záznamu], nesvěří nikomu jinému. Jsou si vědomi své odpovědnosti za všechny účetní doklady a za všechny zápisy do účetních knih, ke kterým bude připojen tento podpisový záznam, resp. co bude pod tímto heslem zapsáno do účetních knih.
[Protože používaný program neumožňuje zjistit pomocí vstupního hesla, který pracovník do počítače zadal příslušný účetní zápis, pak za tento zápis odpovídá osoba určená tabulkou odpovědností ve sloupci “Odpovídá za zaúčtování” a tato osoba je povinna připojit svůj vlastnoruční podpis].
[Úplnost náležitostí předepsaných zákonem o DPH ověřuje …(kdo)… Pokud tento pracovník …(tito pracovníci)… zjistí jejich neúplnost, zajistí doplnění daňového dokladu.]
Pracovníci, kteří odpovídají za majetek svěřený k oběhu (pokladní, skladníci atd.), se svým podpisem v podpisovém řádu zavazují, že provedou příjmové a výdajové operace pouze, pokud budou ověřeny příslušným pracovníkem odpovědným za jejich schválení, tj. uvedeným v tomto řádu ve sloupci “Odpovídá”.
Všichni pracovníci uvedení ve sloupci “Odpovídá” jsou povinni poskytnout pracovníkům odpovědným za zaúčtování informace a dokumenty potřebné pro správné zaúčtování účetního případu. Na požádání jsou povinni poskytovat písemné vysvětlivky. Pracovníci odpovědní za zaúčtování jsou povinni si v případě pochybností o možnosti správného zaúčtování vyžádat od odpovědných pracovníků patřičné vysvětlivky a odpovídají za správnost zaúčtování dokladu ve smyslu těchto vysvětlivek. Pokud si vysvětlivky nevyžádají, nesou v případě chybného zaúčtování plnou odpovědnost.
[Všichni odpovědní pracovníci mohou jmenovat své zástupce, kteří jsou v neodkladných záležitostech oprávněni v jejich nepřítomnosti operaci schválit či podepsat účetní doklad za osobu odpovědnou za účetní případ. Toto zastupování musí být uvedeno v tomto [v příloze k tomuto] řádu. [Pracovník …(odpovědný za udržování tohoto řádu)… musí být písemně uvědomen, pokud bylo takovéto schválení uskutečněno dodatečně nebo pouze jednorázově].
[Zastupující pracovníci jsou povinni podrobně informovat pracovníka, kterého zastoupili, o všech skutečnostech, které v jeho zastoupení ověřili. Schválení operace nebo podpis účetního dokladu za zastupovaného znamená převzetí plné odpovědnosti zastupujícím. Bez výše uvedeného pověření není možné zastoupení ani nadřízeným pracovníkem nebo pracovníkem na stejné funkční úrovni.]
[Prohlížet účetní data uložená v počítači jsou oprávněni následující pracovníci: …(kdo)… Proto budou vybaveni příslušnými omezenými přístupovými právy.]
[Protože používaný software účetnictví umožňuje provést podpisový záznam jak pracovníka odpovědného za účetní případ, tak i odpovědného za zaúčtování technickou formou, platí všechna ustanovení tohoto předpisu přiměřeně i pro tyto podpisové záznamy. Pracovník odpovědný za zaúčtování v tomto případě neporovnává podpisový záznam s podpisovým vzorem, protože identifikace oprávněného pracovníka je prováděna programem.]
Všichni pracovníci uvedení v tomto odpovědnostním řádu potvrzují zde jeho převzetí a zároveň potvrzují, že byli se všemi svými odpovědnostmi seznámeni a že je přebírají v plném rozsahu tak, jak jsou v tomto řádu uvedeny.
Následuje seznam pracovníků s uvedením jejich funkcí a jejich vlastnoruční podpis. U zástupců musí být uvedeno, zda rozsah jejich oprávnění je úplný či nějak omezen a jak. Tím jsou zároveň vytvořeny podpisové vzory.
Pokud je účetnictví prováděno dodavatelsky, je třeba odpovědnosti účetních uvést do smlouvy. I v tomto případě je třeba disponovat podpisovým vzorem vašich pracovníků odpovědných za zaúčtování. Proto lze doporučit, aby v příslušné smlouvě byla dodavateli stanovena povinnost vystavit sdružený účetní doklad, např. na všechny proúčtované účetní případy za měsíc, a ten podepíše osoba odpovědná v účetní jednotce za zaúčtování. V tomto případě by bylo vhodné v tomto odpovědnostním řádu uvést, že jde o odpovědnost ne za správné účtování (za to odpovídá dodavatel), ale za předávání dokladů k proúčtování a kontrolu úplnosti jejich proúčtování.
[Za průběžné doplňování a udržování tohoto odpovědnostního řádu a podpisových vzorů v aktuálním stavu odpovídá: …(kdo)…]
Tímto řádem jsou zrušeny …(co)…
Dne:
Schválil: …(kdo)…
…(Funkce)…